Сократить согласования и ускорить документооборот: госслужащих региона учат повышать эффективность работы

Сотрудники муниципалитетов и учреждений образования Калининградской области на базе учебной площадки «Фабрика офисных процессов» учились находить потери в работе, сокращать бюрократические процедуры и повышать эффективность административных процессов.

Эксперты Регионального центра компетенций Калининградской области при Центре «Мой бизнес» показали участникам, как находить лишние шаги в ежедневной работе, убирать ненужные согласования и быстрее решать рабочие задачи. Тренинг прошёл в рамках проекта «Эффективный регион».

Госслужащие получили практический опыт применения инструментов бережливого производства, которые можно использовать в административной работе: при обработке заявлений, подготовке документов, закупках и других рабочих процессах.

Мероприятие проходило в формате деловой игры. Участники работали как сотрудники одного офиса и улучшали процесс закупки. Они разбирали каждый этап, искали проблемные места и принимали решения, которые помогают сократить потери времени.

Такой подход помогает сотрудникам тратить меньше времени на лишние действия и больше — на основную работу. Для жителей области это означает получение более оперативной обратной связи на обращения, сокращение сроков рассмотрения заявлений и более понятные административные процессы.

«Фабрика офисных процессов» — это не лекция, а интенсивная практика. Наша цель в рамках федерального проекта «Производительность труда» — дать людям работающие инструменты, которые они смогут применить уже на следующий день. Мы показываем, как, не увеличивая бюджет и штат, можно добиться большего результата. Когда мы убираем из рабочего процесса лишние шаги и согласования, выигрывают все: сотрудник выполняет свою работу с меньшим стрессом, а гражданин получает услугу быстрее и качественнее, — прокомментировал руководитель проектов Регионального центра компетенций Калининградской области при Центре «Мой бизнес» Артём Маслаков.

Участники отметили, что мероприятие помогло им лучше понять, как сделать свою работу удобнее и полезнее для коллег и сотрудников, которые используют результаты их работы в своей.

«Благодаря упражнениям на „Фабрике” мы научились видеть ценность своей работы глазами внутреннего клиента. Теперь у нас есть и знания, и инструменты для самостоятельного улучшения процессов на наших рабочих местах. Мы учились анализировать эффективность рабочих процессов и там, где требуется, внедрять инструменты для их улучшения», — поделились впечатлениями специалисты.

Региональный центр компетенций Калининградской области при Центре «Мой бизнес» помогает компаниям улучшать бизнес-процессы в рамках федерального проекта «Производительность труда», который входит в национальный проект «Эффективная и конкурентная экономика». Для участия в проекте необходимо оставить заявку на ИТ-платформе производительность.рф.